Työntekijöiden houkuttelu ja pitäminen on nykyään yhä haastavampaa. Tämän takia myös laadukkaan perehdytysprosessin luominen on entistä tärkeämpi osa henkilöstön sitouttamisessa.
Tehokas perehdytysprosessi ei ole vain pelkkä muodollisuus, vaan strateginen sijoitus, joka luo perustan onnistuneelle työntekijäkokemukselle, johtaen parempaan tuottavuuteen, kasvaneeseen työtyytyväisyyteen ja korkeampaan työntekijän pysyvyyteen.
Tässä blogikirjoituksessa käsittelemme perehdytyksen osatekijöitä ja tarjoamme neuvoja siihen, miten luoda loistava perehdytyskokemus, joka luo pitkäaikaista menestystä sekä uudelle työntekijälle että koko yritykselle.
Olitpa sitten pienyrityksen omistaja, esimies tai HR-ammattilainen, tämä aloittelijan opas perehdytykseen varustaa sinut tiedolla ja työkaluilla, jotta voit varmistaa saumattoman ja vaikuttavan perehdytysprosessin organisaatiossasi.
Mitä on perehdytys?
Perehdytys on prosessi, jolla uudet työntekijät integroidaan organisaatioon ja perehdytetään sen kulttuuriin, tavoitteisiin, arvoihin ja käytäntöihin, jotka auttavat heitä menestymään työntekijöinä.
Se ei ole pelkkä pakollinen muodollisuus, vaan strateginen sijoitus, joka luo perustan onnistuneelle työntekijäkokemukselle.
Onnistuneen perehdytyksen osatekijät ovat moniulotteisia ja voivat vaihdella yrityksen koon, toimialan ja erityistarpeiden mukaan. Jotkut yritykset järjestävät muodollisia perehdytysohjelmia, jotka kestävät useita viikkoja tai jopa kuukausia, kun taas toiset voivat suosia epävirallisempaa lähestymistapaa.
Kuitenkin riippumatta lähestymistavasta, onnistuneen perehdytyksen keskeisiä osatekijöitä ovat selkeiden odotusten asettaminen työtehtäville, koulutuksen ja tuen tarjoaminen työntekijöiden nopeaan oppimiseen sekä tehokas viestintä esimiesten, HR-ammattilaisten ja muiden tiimin jäsenten välillä.
Työajan sijoittaminen tehokkaan perehdytysohjelman luomiseen maksaa itsensä takaisin monin tavoin, mukaan lukien paremmat työntekijöiden pysyvyysluvut, kasvaneet tuottavuustasot uusien työntekijöiden keskuudessa sekä parempi kokonaismoraali organisaatiossa.
Miltä perehdytysprosessi näyttää?
Perehdytysprosessi ei ole ”one size fits all” -lähestymistapa, vaan se voi vaihdella organisaation erityistarpeiden ja tavoitteiden mukaan. Kuitenkin tyypillinen perehdytysprosessi koostuu 7 vaiheesta.
1. Valmistautuminen ensimmäiseen päivään: Ennen uuden työntekijän ensimmäistä päivää HR-ammattilaiset tai palkkaavat esimiehet voivat lähettää tärkeitä asiakirjoja, kuten työsopimuksia, veroilmoituksia ja etuuskirjautumislomakkeita, uuden työntekijän tarkastettavaksi ja täytettäväksi. He voivat myös antaa tietoa yrityksen käytännöistä, pukeutumiskoodista ja muista asiaankuuluvista tiedoista varmistaakseen, että uusi työntekijä on valmistautunut ensimmäiseen päiväänsä.
2. Ensimmäisen päivän – orientaatio: Uuden työntekijän ensimmäisenä päivänä he saattavat saada lämpimän vastaanoton tiimiltä ja osallistua orientaatiotilaisuuteen. Tämä tilaisuus voi kattaa yrityksen historian, kulttuurin, tavoitteet ja arvot. Uusi työntekijä voi myös saada yleiskatsauksen työtehtävistään, tiimirakenteesta ja odotuksista.
3. Asiakirjat ja dokumentointi: Perehdytysprosessin aikana uuden työntekijän voi olla tarpeen täyttää erilaisia asiakirjoja ja dokumentteja, kuten työsopimuksia ja etuuskirjautumislomakkeita.
4.Koulutus ja kehittäminen: Uusi työntekijä tarvitsee tehostetusti koulutusta ja uutta tietoa. Tämä voi sisältää verkkokursseja, työpaikalla tapahtuvaa koulutusta, kokeneempien tiimin jäsenten varjostamista tai osallistumista muodollisiin koulutustilaisuuksiin.
5. Tutustuminen yrityksen toimintatapoihin: HR-ammattilaiset tai palkkaavat esimiehet yleensä antavat yleiskatsauksen yrityksen toimintatavoista ja käytännöistä perehdytysprosessin aikana. Tämä voi sisältää sääntöjä liittyen työaikaan, käytökseen, turvallisuuteen ja tietoturvaan.
On tärkeää varmistaa, että uusi työntekijä ymmärtää ja noudattaa näitä toimintatapoja luodakseen positiivisen työympäristön. Sen sijaan, että käytäisiin läpi jokainen prosessi erikseen uusien työntekijöiden kanssa, nämä tavat voidaan opettaa tehokkaasti interaktiivisen oppimisalustan avulla, jota on myös helppo palata tarkastelemaan myöhemmin.
6. Tiimin jäsenten ja yrityskulttuurin esittely: Suhteiden luominen kollegoihin ja yrityksen kulttuurin ymmärtäminen on tärkeää uuden työntekijän integroitumiselle organisaatioon. HR-ammattilaiset tai palkkaavat esimiehet voivat helpottaa tutustumista tiimin jäseniin, järjestää tiimihenkeä kohottavia aktiviteetteja ja tarjota mahdollisuuksia uudelle työntekijälle sosiaaliseen kanssakäymiseen ja verkostoitumiseen kollegoidensa kanssa.
7. Jatkuva tuki ja seuranta: Perehdytysprosessi ei pääty ensimmäisen viikon tai kuukauden jälkeen. HR-ammattilaiset tai palkkaavat esimiehet voivat jatkaa tuen ja seurannan tarjoamista uudelle työntekijälle varmistaakseen, että he sopeutuvat hyvin ja saavat tarvittavat resurssit ja tuen työtehtäviensä suorittamiseen. Tämä voi sisältää säännöllisiä tapaamisia, joiden aikana voidaan käsitellä kysymyksiä tai huolenaiheita, antaa palautetta ja tarjota ohjausta.
Perehdytys on tärkeä prosessi kaikille organisaatioille, jotka haluavat säilyttää työntekijänsä ja ylläpitää korkeaa tuottavuustasoa. Tarjoamalla uusille työntekijöille tarvittavat työkalut ja tiedot heidän tehtäviensä menestyksekkääseen hoitamiseen yritykset voivat varmistaa, että työvoima on motivoitunut, sitoutunut ja valmis tuottamaan tuloksia jo ensimmäisestä päivästä alkaen.
Suosittuja perehdytystyökaluja
Tehokas perehdytys edellyttää sopivien työkalujen käyttöä varmistaakseen sujuvan ja saumattoman prosessin. Tässä on muutamia olennaisia työkaluja, joita voidaan käyttää onnistuneeseen perehdytykseen:
1.HR-tietojärjestelmä (HRIS)
HRIS on ohjelmistosovellus, joka auttaa hallinnoimaan työntekijätietoja ja henkilöstötiedostoja, mukaan lukien palkka, edut, veroilmoitukset ja muut tärkeät asiakirjat.
2. Oppimishallintajärjestelmä (LMS)
LMS on verkkopohjainen alusta, joka on suunniteltu toimittamaan koulutusmateriaalia uusille työntekijöille. Se tarjoaa pääsyn erilaisiin resursseihin, kuten videoihin, oppaisiin ja kyselyihin, jotka auttavat työntekijöitä oppimaan nopeasti tehtäviensä sisällön.
3. Työntekijän itsepalveluportaali tai intra
Työntekijän itsepalveluportaali mahdollistaa uusien työntekijöiden pääsyn tietoihin, kuten työsuhteen tilaan, etuuspaketteihin, yrityksen toimintatapoihin mistä tahansa laitteesta milloin tahansa.
4. Suorituksenhallintatyökalu
Suorituksenhallintatyökalu mahdollistaa työnantajien asettamien odotusten selkeyttämisen uusille työntekijöille ja jatkuvan palautteen antamisen heidän koeaikanaan.
5. Reaaliaikaiset viestintätyökalut
Reaaliaikaiset viestintätyökalut, kuten videoneuvottelu- tai pikaviestisovellukset, mahdollistavat etätiimien tehokkaan viestinnän perehdytystilaisuuksien aikana.
Työnantajat, jotka hyödyntävät näitä perehdytyksen työkaluja, saavuttavat enemmän menestystä uusien työntekijöiden kanssa jo varhaisessa vaiheessa rekrytointiprosessia ja varmistavat, että heillä on kaikki tarvittavat tiedot tehokkaaseen työn suorittamiseen ensimmäisestä päivästä lähtien!
Vinkkejä perehdytykseen
Clanedin oppimissuunnittelijat työskentelevät useiden eri toimialojen ja organisaatioiden kanssa, mikä tekee heistä tuttuja perehdytyksen parhaiden käytäntöjen kanssa. Kysyimme Chrisiltä ja Ainolta, mitä vinkkejä heillä on tarjota niille, jotka haluavat luoda verkossa tapahtuvan perehdytysprosessin.
Vinkki 1: Aloita perehdytysprosessi jo ennen ensimmäistä päivää
Hyödyntämällä oppimisenhallintajärjestelmää (LMS) perusperehdytyksessä uudet työntekijät voivat käyttää alustaa oman halunsa mukaan. Voit pyytää uusia työntekijöitä rekisteröitymään LMS:ään ja aloittamaan perehdytyksen jopa ennen heidän virallista aloituspäiväänsä, jota joskus kutsutaan ennakkoperehdytykseksi.
Tämä säästää aikaa, mutta auttaa myös uusia työntekijöitä tuntemaan olonsa varmemmaksi ja valmistautuneemmaksi ennen työnsä aloittamista.
Antamalla varhainen pääsy LMS:ään voit luoda positiivisen sävyn perehdytyskokemukselle ja varmistaa, että uudet työntekijät ovat varustettuina tarvittavilla tiedoilla ja resursseilla aivan alusta asti.
Vinkki 2: Hyödynnä sulautettua oppimista (blended learning), oppimisen maksimoimiseksi
Paras tapa lähestyä työntekijöiden perehdytystä on sulautetun oppimisen muoto, jossa yhdistyvät verkko-opiskelu ja käytännön soveltaminen. Etätyön kasvavan trendin myötä LMS voi helpottaa etäperehdytystä tarjoamalla pääsyn koulutusmateriaaleihin verkossa.
Tämä vähentää tarvetta lähiopetustilaisuuksille ja mahdollistaa uusien työntekijöiden perehdytyskoulutuksen suorittamisen mistä tahansa, mikä tekee siitä kätevää ja saavutettavaa.
Yksi sulautetun oppimisen -lähestymistavan keskeisistä eduista on, että sen sijaan, että esimies istuttaisi työntekijän alas ja perehdyttäisi hänet tunnin ajan, työntekijä tulee paikalle valmistautuneena käytännön työvuoroon. Tämä säästää esimiehen aikaa, koska työntekijä voi välittömästi alkaa soveltaa oppimaansa, mikä nopeuttaa oppimisprosessia.
Toinen etu online-oppimisalustan käyttämisessä on, että työntekijällä on pääsy materiaaleihin myös alkuperäisen koulutuksen jälkeen. Tämä mahdollistaa sisällön helpon kertaamisen ja tarkistamisen, jos jotain unohtuu myöhemmin. Tämä varmistaa, että uudella työntekijällä on tarvittavat tiedot tehtäviensä tehokasta suorittamista varten.
Lisäksi esimiehet voivat helposti seurata työntekijöiden edistymistä online-oppimisalustan kautta. He voivat nähdä, miten työntekijät ovat suoriutuneet arvioinneista ja antaa palautetta joko järjestelmän sisällä tai kasvotusten. Tämä mahdollistaa jatkuvan parantamisen ja personoidun palautteen, auttaen työntekijöitä parantamaan jatkuvasti taitojaan ja tietämystään.
Hyödyntämällä online-opiskelun ja käytännön soveltamista, työntekijöiden perehdytysprosessista tulee tehokkaampi, tuloksellisempi ja osallistavampi. Se säästää aikaa esimiehiltä, tarjoaa jatkuvan pääsyn oppimateriaaleihin työntekijöille ja mahdollistaa personoidun palautteen ja kehityksen.
Vinkki 3: Muunna ohjeet ja muut materiaalit osallistavaksi oppimissisällöksi
Monilla yrityksillä on jo valmiiksi runsaasti materiaaleja, joiden kanssa uusien tai nykyisten työntekijöiden on tutustuttava, kuten ohjeet ja toimintatavat. Nämä materiaalit ovat kuitenkin usein raskaita eivätkä tarjoa osallistavaa oppimiskokemusta, mikä vaikeuttaa työntekijöiden tehokasta oppimista.
Jotta voit muuttaa nämä perusmateriaalit lyhyeksi, osallistavaksi kurssiksi, seuraa näitä viittä vaihetta:
1.Jaa tiedot pienempiin osiin, joita on helppo omaksua. Tämä auttaa välttämään tietoähkyä ja mahdollistaa työntekijöiden keskittymisen yhteen aiheeseen kerrallaan.
2. Hyödynnä online-oppimisalustaa sisällön jakeluun järjestäytyneellä ja helposti saatavalla tavalla. Tämä tekee materiaalien käyttämisestä työntekijöille mukavaa ja he voivat tehdä sen omaan tahtiinsa ja missä tahansa.
3. Tarjoa lyhyt johdanto jokaiseen osaan, jossa selitetään, miksi sisältö on tärkeää ja miten se liittyy työntekijöiden rooleihin tai organisaation yleisiin tavoitteisiin. Tämä luo kontekstin ja merkityksen oppijoille.
4. Liitä mukaan elämänläheisiä esimerkkejä tai samaistuttavia tarinoita, jotka havainnollistavat opetettavia käsitteitä tai menettelytapoja. Tämä tekee sisällöstä helpommin ymmärrettävää ja muistettavaa, lisäten osallistumista ja oppimisen säilymistä.
5. Sisällytä lyhyitä kyselyitä jokaisen osan loppuun arvioimaan työntekijöiden ymmärtämistä ja vahvistamaan oppimista. Kyselyt kannustavat aktiiviseen osallistumiseen ja auttavat vahvistamaan keskeisiä käsitteitä.
Näiden vaiheiden noudattamisen avulla voit muuttaa olemassa olevan sisällön osallistavaksi oppimiskokemukseksi, joka edistää tehokasta oppimista ja tiedon säilymistä. Hyvin rakennetun ja osallistavan kurssin avulla työntekijät ovat motivoituneempia ja varustettuja tarvittavalla tiedolla ja taidoilla menestyäkseen tehtävissään. Lisäksi voit seurata, että kaikki tiimissäsi tai organisaatiossasi ovat suorittaneet pakolliset koulutukset.
Vinkki 4: Tee perehdytyksestä sosiaalista ja osallistavaa
Perehdytys voi joskus tuntua eristävältä, jos sosiaalisia vuorovaikutuksia ei oteta huomioon. Kuitenkin sosiaalisten elementtien sisällyttäminen perehdytykseen on suhteellisen helppoa ja se voi merkittävästi parantaa kokemusta.
Yksi tehokas lähestymistapa on kannustaa oppijoita jakamaan ideoitaan ja oivalluksiaan, jotta he voivat oppia tuntemaan toisensa paremmin ja osallistua oppimisprosessiin.
Esimerkiksi voit esittää kysymyksiä kuten “Mitkä ovat mielestäsi tärkeimmät ominaisuudet tehtävässäsi?” tai jotain yleisempää, kuten “Mitä odotat tulevien viikkojen aikana?” ja kutsua uudet työntekijät jakamaan ajatuksiaan ja oppimaan toistensa näkökulmista.
Tämä edistää vuorovaikutusta, yhteistyötä ja ideoiden vaihtoa, luoden yhteenkuuluvuuden tunteen uusien työntekijöiden kesken.
Toinen luova idea on ottaa mukaan jo olemassa olevia työntekijöitä sisällön luomiseen. Voit pyytää ihmisiä kirjoittamaan lyhyen esittelyn itsestään, ja älä unohda käyttää tiimi- ja yksilökuvia! Jos haluat mennä pidemmälle, mikset pyytäisi heitä kuvaamaan “Minun päiväni” -vlogi, jossa he jakavat tyypillisen päivän roolissaan.
Toinen tapa ottaa jo olemassa olevat työntekijät mukaan prosessiin on pyytää uusia työntekijöitä ottamaan yhteyttä heihin ja kysymään tietoa, joka liittyy vanhempien työntekijöiden osastoon tai tehtäviin. Esimerkiksi missä löytää tiettyjä resursseja tai miten käyttää työkaluja tai ohjelmistoja. Ihmiset oppivat parhaiten katsomalla ja vuorovaikuttamalla muiden kanssa epämuodollisissa tilanteissa.
Sisällyttämällä sosiaalista vuorovaikutusta perehdytysprosessiisi voit luoda tukevan ja yhteistyöllisen oppimisympäristön, joka auttaa uusia työntekijöitä tuntemaan itsensä yhteydessä, sitoutuneiksi ja motivoituneiksi. Tämä johtaa sujuvampaan ja menestyksekkäämpään perehdytyskokemukseen.
Perehdytysprosessin muistilista
- Ennen ensimmäistä päivää: Varmista, että uusilla työntekijöillä on pääsy online-oppimisalustalle ja että he voivat suorittaa asiaankuuluvat koulutusmoduulit ennen ensimmäistä työpäiväänsä.
- Sulautetun oppimisen lähestymistapa: Anna oppijoille perehdytysohjelma, joka luettelee kaikki päivät, jolloin he osallistuvat varjostukseen, harjoitteluun tai työnopastukseen, ja mitkä moduulit on suoritettava ennalta.
- Pienempiin osiin jaettu oppimateriaali: Jaa koulutusmateriaalit pienempiin, hallittavampiin osiin, jotka ovat helposti omaksuttavia ja säilytettäviä.
- Osallistava sisältö: Luo osallistavaa ja vuorovaikutteista oppimissisältöä, joka sisältää videoita, kyselyitä, simulaatioita ja muita multimediakomponentteja.
- Sosiaalinen vuorovaikutus: Sisällytä sosiaalisia elementtejä online-oppimisalustalle, kuten keskustelufoorumeita, chat-ryhmiä tai vertaisvuorovaikutusta.
- Seuranta ja palaute: Käytä online-oppimisalustaa seuraamaan uusien työntekijöiden edistymistä, mukaan lukien koulutusmoduulien suorittaminen, kyselytulokset ja muut suorituskykyindikaattorit. Tarjoa ajankohtaista palautetta ja tukea auttaaksesi heitä parantamaan ja menestymään.
- Tuki ja apu: Tarjoa tukea ja apua uusille työntekijöille heidän navigoidessaan online-oppimisalustalla. Tähän voi kuulua orientaatiotilaisuuksia, koulutusoppaita ja nimetty yhteyshenkilö kysymyksiä tai huolenaiheita varten.
- Jatkuva oppimismahdollisuus: Käytä online-oppimisalustaa tarjoamaan jatkuvia oppimismahdollisuuksia alkuperäisen perehdytysprosessin jälkeen. Tähän voi kuulua jatkuva koulutus, ammatillinen kehitys ja taitojen kehittämiskurssit, jotta työntekijät voivat kasvaa ja menestyä tehtävissään.
- Arviointi ja parantaminen: Arvioi säännöllisesti perehdytysprosessin tehokkuutta online-oppimisalustan avulla, kerää palautetta uusilta työntekijöiltä ja tee tarvittavat parannukset. Arvioi ja optimoi jatkuvasti koulutusmateriaaleja ja oppimiskokemusta varmistaaksesi maksimaalisen vaikutuksen ja menestyksen.
Noudattamalla tätä tarkistuslistaa voit luoda kattavan perehdytysprosessin, joka hyödyntää tehokkaasti online-oppimisalustaa uusien työntekijöiden oppimisen ja kehityksen tukemiseen, mikä johtaa sujuvaan ja menestyksekkääseen siirtymiseen heidän tehtäviinsä.
Usein kysytyt kysymykset työntekijöiden perehdytyksestä
Perehdytyksen tarkoituksena on varmistaa, että uudet työntekijät integroituvat tehtäviinsä, yrityskulttuuriin ja sen arvoihin. Se on kattava prosessi, joka tarjoaa työntekijöille tarvittavat työkalut, resurssit ja tiedon menestyäkseen uudessa tehtävässään.
Perehdytyksen kesto voi vaihdella organisaation ja tehtävän mukaan. Yleensä perehdytys kestää useista viikoista useisiin kuukausiin. Perehdytysprosessin tulisi olla tarpeeksi pitkä tarjotakseen uusille työntekijöille tarvittavan tiedon, taidot ja resurssit menestyäkseen tehtävässään.
Orientaatio on yksittäinen tapahtuma, joka yleensä tapahtuu ensimmäisenä työpäivänä. Se tarjoaa uusille työntekijöille yleiskatsauksen yrityksen ohjeisiin, toimintatapoihin ja etuihin. Perehdytys sen sijaan on laajempi prosessi, joka voi kestää useita viikkoja tai kuukausia.
Siinä tarjotaan uusille työntekijöille tarvittavat työkalut, resurssit ja tiedot menestyäkseen uudessa tehtävässään. Perehdytyksessä keskitytään myös uusien työntekijöiden integrointiin yrityskulttuuriin ja sen arvoihin, kun taas orientaatio on enemmän hallinnollisten tehtävien suuntautunut.
Täältä löydät 5 parasta oppimisalustaa perehdyttämiseen
Johtopäätös
Muista, että jokaisen yrityksen perehdytysprosessi on ainutlaatuinen sen kulttuurin, toimialan ja tavoitteiden perusteella. Kuitenkin noudattamalla tämän artikkelin käsittelemiä perusperiaatteita voit varmistaa sujuvan siirtymisen uusille työntekijöille ja auttaa heitä menestymään pitkällä aikavälillä organisaatiossasi.
Panosta aikaa erinomaisen perehdytyskokemuksen luomiseen, mikä hyödyttää sekä uusia työntekijöitä että luo perustan positiiviselle työympäristölle, jossa kaikki voivat menestyä yhdessä. Aloita näiden vinkkien toteuttaminen tänään ja katso, miten ne muuttavat yrityksesi perehdytysprosesseja.
